Dokumentacja jest nieodłącznym elementem funkcjonowania każdej firmy, bez względu na jej wielkość czy branżę. Ważne jest nie tylko jej posiadanie, ale również prawidłowe przechowywanie i archiwizowanie. W tym artykule omówimy, jakie dokumenty należy zachować w firmie i przez jak długo.
Rodzaje dokumentów
Dokumenty finansowe
Dokumenty finansowe stanowią ważną część dokumentacji firmowej. Wśród nich wyróżnić można faktury, rachunki, umowy oraz deklaracje podatkowe. W przypadku dokumentów finansowych, ważne jest przede wszystkim ich zachowanie przez okres 5 lat.
Dokumenty kadrowe
Do dokumentów kadrowych zalicza się umowy o pracę, listy płac, zwolnienia lekarskie oraz wszelkie dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników. Takie dokumenty należy zachować przez okres 10 lat od dnia zakończenia stosunku pracy.
Dokumenty handlowe
Dokumenty handlowe, takie jak zamówienia, umowy handlowe, korespondencja z kontrahentami czy dowody wysyłki to kolejna ważna część dokumentacji firmowej. W tym przypadku, dokumenty należy zachować przez okres 6 lat.
Dokumenty podatkowe
Do dokumentów podatkowych zalicza się przede wszystkim ewidencje przychodów i kosztów oraz deklaracje podatkowe. Takie dokumenty należy zachować przez okres 5 lat.
Inne dokumenty
W zależności od rodzaju działalności firmy, mogą być również inne dokumenty, które muszą być zachowane. Mogą to być np. pozwolenia, certyfikaty czy protokoły z kontroli. W tym przypadku, czas przechowywania dokumentów zależy od ich rodzaju oraz przepisów prawa.
Jak przechowywać dokumenty
Przechowywanie dokumentów to nie tylko ich fizyczna archiwizacja, ale również zabezpieczenie przed utratą czy uszkodzeniem. Ważne jest, aby dokumenty były przechowywane w odpowiednich warunkach, np. w szafkach lub szafach pancernych, w pomieszczeniach wolnych od wilgoci i w temperaturze nieprzekraczającej 20 stopni Celsjusza. W dzisiejszych czasach, wiele firm decyduje się również na przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, co znacznie ułatwia ich archiwizację i wyszukiwanie.
Jak długo zachowywać dokumenty
Jak już wspomnieliśmy, czas przechowywania dokumentów zależy od ich rodzaju oraz przepisów prawa. Poniżej przedstawiamy czas przechowywania najważniejszych dokumentów:
- Dokumenty finansowe – faktury, rachunki, umowy – 5 lat
- deklaracje podatkowe – 5 lat
- Dokumenty kadrowe – umowy o pracę, listy płac, zwolnienia lekarskie – 10 lat od dnia zakończenia stosunku pracy
- Dokumenty handlowe – zamówienia, umowy handlowe, korespondencja z kontrahentami, dowody wysyłki – 6 lat
- Dokumenty podatkowe – ewidencje przychodów i kosztów, deklaracje podatkowe – 5 lat
- Inne dokumenty – czas przechowywania zależy od rodzaju dokumentów oraz przepisów prawa
Dlaczego zachowanie dokumentów jest ważne
Zachowanie dokumentów jest nie tylko obowiązkiem prawno-podatkowym, ale również korzystne dla firmy. Przechowywanie dokumentów w sposób prawidłowy pozwala na łatwe odnalezienie ich w przypadku kontroli, pozwala na dokonywanie poprawek oraz ułatwia zarządzanie firmą. Przykładowo, dzięki przechowywaniu dokumentów finansowych, można dokładnie kontrolować swoje koszty oraz podatki, co pozwala na uniknięcie nieprzyjemnych niespodzianek w przyszłości.
Jak przechowywać dokumenty elektroniczne
W dzisiejszych czasach wiele firm decyduje się na przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej. Odpowiednie zabezpieczenie takich dokumentów jest kluczowe, aby uniknąć utraty lub uszkodzenia. W przypadku przechowywania dokumentów elektronicznych, ważne jest przede wszystkim zachowanie odpowiedniego sposobu ich archiwizacji oraz backupu. Warto również pamiętać, że dokumenty elektroniczne również muszą być przechowywane przez odpowiedni czas, zgodnie z przepisami prawa.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
- Czy dokumenty należy przechowywać tylko w formie papierowej? Nie, dokumenty można przechowywać również w formie elektronicznej.
- Czy muszę zachowywać wszystkie dokumenty? Nie, czas przechowywania dokumentów zależy od ich rodzaju oraz przepisów prawa.
- Jakie dokumenty finansowe należy zachować? Należy zachować faktury, rachunki, umowy oraz deklaracje podatkowe.
- Czy dokumenty można przechowywać w domu? Tak, dokumenty można przechowywać w domu, jednak warto zadbać o odpowiednie zabezpieczenie przed uszkodzeniem lub utratą.
- Czy muszę zachować dokumenty przez cały czas działalności firmy? Nie, czas przechowywania dokumentów zależy od ich rodzaju oraz przepisów prawa.
- Czy muszę przechowywać dokumenty w oryginalnej formie? Nie, dokumenty można przechowywać w formie kserokopii lub w formie elektronicznej.
Podsumowanie
Zachowanie dokumentów w firmie jest niezwykle ważne dla prawidłowego funkcjonowania i rozwoju firmy. Pamiętajmy, że czas przechowywania dokumentów zależy od ich rodzaju oraz przepisów prawa. Dobrze zabezpieczone dokumenty pozwalają na łatwe ich odnalezienie w przypadku kontroli oraz ułatwiają zarządzanie firmą. Zachowanie odpowiedniego porządku w dokumentacji oraz regularne przeglądanie i archiwizacja dokumentów pozwala na uniknięcie nieprzyjemnych niespodzianek w przyszłości. Zachęcamy do systematycznego dbania o dokumentację firmy oraz przestrzegania przepisów prawa.
Jeśli masz pytania lub chcesz podzielić się swoimi doświadczeniami, zachęcamy do zostawienia komentarza pod artykułem lub udostępnienia go na swoich profilach w mediach społecznościowych.
Artykuł przygotowany we współpracy z https://antycenzor.pl/
